Gmail整頓で受信ボックスがスッキリになるクラウド活用法

こんにちは。愛花です。

今日はGmailをスッキリさせる方法についてです。

メールの受信箱いっぱいになってませんか？

私はなっちゃってました。

下記クリックでお好きな所へどうぞ

今までたくさんのメールを処理できずにずっと受信箱に入れっぱなしでした。

家族からのメールや一緒に送付されている写真、主人が私のためにダウンロードしてくれたファイル、子供達が送ってくれたメッセージ、料理上手なお友達が送ってくれたレシピ、携帯電話の変更のお知らせ…

それらをどう処理していいかわからずに、捨てるわけにもいかず、ずっと受信箱に入れたままでした。

私は自分のパソコンを持っていないので、使いたい時は主人のパソコンを使うんですけど、それ以外は「タブレットのみ」でほぼ全てのことをやっています。

だからメールでのやり取りは問題ないんですけど、その中の残しておきたい内容をどんな形で保存しておけばベストなのかイマイチわからず後回しにしてきた結果、たまりにたまってしまったというわけです。

最近Googleのスプレッドシートを使い出すようになったんですが、これが便利。エクセルみたいなものなので、私の中では何か計算やデータを出す時に使うものというイメージがあったんですが、これが大間違い。

例えば、お友達から送ってもらった料理のレシピでもそのままコピペしてしまえば終了で、なんでもっと早くこれを使っていなかったんだろう…ってくらいです。

材料だけ覚えておけばいいならそれだけでいいし、作り方や作るときのポイントも少しだけ記入しておきたい場合は、そのまま横のセルの中にコピーしておけば安心。誰のレシピだったかも一番最初の列に入れておけば見やすいです。

料理って覚書で書いておくことも多いんですが、どこに書いたかとか書いた紙をどこにしまったんだか忘れちゃうんですよね。

連絡先も同様で、手帳などに連絡先を書いておくのはいいけど、出先で突然必要になる時携帯でサッと用事が済ませれれば便利ですよね。

メールで送ってもらった文章のファイルなどもドキュメントに保存しておけば、いちいちたくさんあるメールの中を探さなくてもいいし、保存できたらメールを消去できて受信ボックスがスッキリになります。

でもこのスプレッドシートに記入しておけば、どこにあるか探す手間がなく時間も節約できます。「ここを見ればいい」という状態に出来て安心です。

もっと良いところは、クラウドに保存されるので端末が変わっても、突然パソコンやスマホが壊れてもデータが無事であることです。

今はスマホやパソコンで繋がっている人も多くて、バックアップでもとってあればいいですが、突然スマホを水の中に落としたなどでデータを復活できずそこにしか入っていないデータだとすると、非常に面倒なことになります。

我が家でもあったことですが、ポータブルHDDにバックアップしたからさあ安心と思ったら、それが損傷してデータを紛失してしまいました。

クラウドに保存しておけばいちいちバックアップをとる必要がなく、取り出したい情報をスマホがあれば取り出せて、データが無くなる心配がありません。

スプレッドシートの他にもワードのようなドキュメントもあり、エクセルやワードからの変更も可能です。

いろんな便利なアプリや、クラウドサービスでも他のものもありますが、情報をいろんなところに分けてしまうと結局何をどこに保存したか混乱の元になってしまうのでGoogle一括で済ます事をオススメします。

自分の身の回りのものは整頓できるんですが、パソコンの端末の中って意外とぐちゃぐちゃになったりしませんか？

整理する方法にGoogleを活用すると、情報がスッキリ整理されて頭の中もクリアーになってきますよ。一度時間をとって試してみてください。

それではまた次回。